¿Sabes diferenciar qué tareas de las que haces son importantes y cuáles no lo son? ¿Y las urgentes?
¿Quieres dejar de tener el día repleto de tareas urgentes que no te dejan hacer las importantes?
Vamos a descubrir cómo. Os voy a señalar las diferencias y luego vamos a verlo más claro con algunos ejemplos.
A lo largo de nuestra jornada tendremos algunas tareas que serán urgentes e importantes, otras urgentes pero no importantes, otras importantes pero no urgentes y otras ni urgentes ni importantes.
Podemos visualizarlo en un cuadro como este, la matriz de Eisenhower:
¿Qué tareas son las importantes?
Aquellas que yo necesite realizar para conseguir mis objetivos. Sus resultados son tanginbles. En el caso del trabajo, serán aquellas que me generan ingresos.
¿Y las no importantes?
Serán tareas no importantes las que no cumplan este requisito: las que me ayudan a conseguir mis tareas importantes, mis objetivos. No dan ingresos per sé pero ayudan a conseguirlos.
¿Qué tareas son las urgentes?
Aquellas que tienen que ser cumplidas en un plazo. Tienen una dead line. Será más urgente cuanto más cerca esté de esa fecha límite.
Pero, a igual fecha límite, será más urgente aquella que me lleve más tiempo realizarla.
Resumiendo:
Qué tarea nuestra pertenece a cada categoría es algo que dependerá de nuestra circunstancia, de nuestro trabajo y de ese día o ese “momento” en concreto.
Por tanto, cuando nos organicemos la agenda, deberemos planear hacer en primer lugar las tareas que sean urgentes e importantes.
Como ya he comentado en muchas ocasiones, priorizar es esencial para mejorar la Gestión del Tiempo.
Ojo que las tareas pueden cambiar de categoría: Cuando algo no se cumple, puede dejar de ser importante o peor, puede dejar de no ser urgente para pasar a urgente. Depende siempre de las circunstancias. Por ejemplo: es urgente llenar el depósito de gasolina si estoy en reserva, por ello es importante mantener el depósito lleno para no tener la urgencia de ir a la gasolinera cuando voy con prisas camino de una cita.
Cómo PLANIFICAR
Antes de empezar con los ejemplos, quiero resaltar la importancia de la planificación. De hecho, esta tarea en sí, la planificación, es una tarea importante, aunque no urgente.
Cuando planificamos una tarea y le reservamos un hueco en nuestra agenda, esa tarea no será urgente puesto que va a ser realizada en un tiempo próximo ya establecido. Como tiene su momento reservado, aunque tenga un plazo de cumplimiento, no será una tarea urgente. No tengo la necesidad de hacerla ahora mismo porque en mi agenda ya está establecido cuándo la voy a hacer.
Esto es importante que quede claro. Para saber diferenciar una tarea urgente de una que no lo es, no basta con ver si tiene un plazo de cumplimiento. Tenemos que preguntarnos si esa tarea la puedo realizar en otro momento. Si la respuesta es no, no tengo más remedio que hacerla ahora. Pero si me voy a encargar de ella mañana a primera hora, esa tarea no es urgente hoy. Mañana sí lo será. Aquí vemos lo que os decía antes de que una tarea puede cambiar de categoría.
Por lo tanto, nuestro objetivo a la hora de planificar será conseguir que el mayor número posible de nuestras tareas sean importantes no urgentes. Y por otro lado, reservar un espacio para las tareas urgentes que puedan surgir. Así no estaremos todo el día “apagando fuegos”.
Podremos realizar todas nuestras tareas, tanto las importantes como las no importantes, sin que las tareas urgentes nos quiten la mayor parte de nuestro tiempo. Aunque tengamos algunas tareas urgentes, tenemos tiempo para las demás tareas.
Como vemos, una buena planificación nos permite terminar nuestro día o nuestra jornada de trabajo, con la tranquilidad de haber hecho todo aquello que teníamos planeado.
EJEMPLOS
Vamos a ver algunos ejemplos que pueden ser válidos para la mayoría de los casos. Si se te ocurren más ejemplos, ¡compártelos en los comentarios!
Urgente e importante: arreglar un problema con un cliente.
Urgente no importantte: una interrupción de algo del trabajo. O planificar lo que voy a hacer el fin de semana cuando ya es viernes (sin tiempo prácticamente).
Importantes no urgentes: creatividad, buscar ideas. Mejoras en el trabajo. Formación. Y todas aquellas tareas que tengan que ser realizadas por nosotros mismos.
No importantes ni urgentes: archivar. Porque si no archivo adecuadamente, cuando quiera un documento y no lo encuentre, buscarlo se convertirá una tarea urgente que me quitará tiempo de hacer las importantes.
Llamadas de teléfono
Y por último, vamos a ver el ejemplo de las llamadas de teléfono. Éstas pueden entrar prácticamente en cualquiera de las 4 categorías, dependerá del objetivo de la llamada. Pero como esto es algo que no sabemos hasta que atendemos la llamada, es fundamental que seamos conscientes de que llamada que atendemos, tarea urgente que iniciamos. Es decir, sea cual sea la llamada entrante, si yo la atiendo, la estoy convirtiendo en tarea urgente.
Por eso debemos tenerlo en cuenta antes de atenderla, y prestar atención a la tarea que estamos realizando en el momento en que suena el teléfono: si es una tarea urgente, la estaré dejando de hacer para iniciar una nueva tarea urgente respondiendo el teléfono. Que a lo mejor esta nueva tarea urgente finaliza cuando finaliza la llamada, pero no lo sabemos. Por eso se dice que las llamadas de teléfono son ladrones de tiempo. De los ladrones de tiempo te hablo en otros posts: aquí puedes aprender a identificarlos y aquí a cómo no dejar que te roben tu tiempo.
También es conveniente saber que si nuestro trabajo depende de las llamadas de teléfono, por ejemplo para recibir los pedidos, pues obviamente las llamadas serán urgentes e importantes, porque son necesarias para obtener ingresos. Pero si nuestro trabajo no depende de las llamadas, entonces puede que no sean importantes (importantes en el sentido que le estamos dando aquí, como aquella tarea que nos lleva a nuestro objetivo de forma directa).
Recuerda:
Llamada que atendemos, tarea urgente que iniciamos.
A tener en cuenta
Si estás realizando una o varias tareas urgentes y descubres o te entra una tarea importante pero no urgente (por ejemplo, descubres un error que hay que subsanar pronto pero no urgentemente) pues dedica un minuto a decidir cuándo la vas a hacer.
Agenda las tareas que te entren. Así no serán urgentes para hoy.
Al principio puede que nos cueste diferenciar nuestras tareas, saber a qué grupo pertenece cada una de ellas. Pero con el tiempo lo iremos viendo más claro. Si nos lo planteamos todos los días, en poco tiempo sabremos distinguir nuestras tareas más habituales, y esto nos ayudará no sólo a saber la urgencia de una tarea, sino a evitar que se inunde de tareas urgentes nuestra jornada.
Si queréis profundizar en este tema, os recomiendo el libro de Stephen Covey “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva“.
Y recordad, planificar es esencial para que lo urgente no nos quite tiempo de lo importante. O dicho de otra forma: si hacemos lo importante, reduciremos lo urgente.
Espero que os sirvan estas aclaraciones, si tenéis alguna duda o algo que queráis compartir, no dudéis es escribir en los comentarios, ¡estaré encantada de responderos!
Un abrazo,
Virginia
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